Il blocco principale di una procedura di contabilità integrata è sempre costituito dalla gestione della contabilità generale. Gli obblighi di legge più importanti, legati a questa gestione, si riassumono brevemente nella tenuta del giornale di contabilità, dei registri IVA (registri delle fatture), del partitario (le schede dei conti) e nell'elenco di clienti e fornitori. Viene proposto un esercizio molto semplice, dal quale si vanno a produrre i vari documenti.
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L'esercitazione proposta mostra ancora l'IVA calcolata con un'aliquota del 20%; tuttavia, per lo svolgimento effettivo dell'esercizio va usata l'aliquota normale in vigore effettivamente. I video seguenti dimostrano lo svolgimento completo dell'esercitazione, la quale viene comunque illustrata, passo per passo, nelle sezioni successive.
prima registrazione del 4 gennaio ogv http://www.youtube.com/watch?v=_ursC5We6nY;
seconda registrazione del 4 gennaio ogv http://www.youtube.com/watch?v=XYdFTPwQZFE;
terza registrazione del 5 gennaio ogv http://www.youtube.com/watch?v=kpTH_SNLLY8;
quarta registrazione del 5 gennaio ogv http://www.youtube.com/watch?v=FKNz1l0gWLw;
stampa del libro giornale di gennaio ogv http://www.youtube.com/watch?v=4q3PdZiBAbg;
stampa del registro IVA delle vendite ogv http://www.youtube.com/watch?v=Cxn2zZ3jlG8;
stampa del registro IVA degli acquisti ogv http://www.youtube.com/watch?v=lNHfnjJx-tk;
condivisione dei file con il docente ogv http://www.youtube.com/watch?v=b42U-TZrtDs;
Per l'inserimento della contabilità generale si utilizza la prima nota, accessibile alla voce {Contabilità}, {Prima nota}. Le sezioni successive, attraverso delle figure, mostrano le maschere di inserimento e modifica dei movimenti richiesti. Va osservato che la numerazione attribuita ai movimenti, in modo automatico, non interferisce con quella del giornale.
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Si tratta di una scrittura semplice, senza bisogno di annotare numeri di documento e, quindi, senza collegamento con i registri IVA. Si comincia con l'inserimento della data di registrazione e si compila soltanto una causale (descrizione) libera (ogv http://www.youtube.com/watch?v=_ursC5We6nY).
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Avendo scelto una causale libera, ogni conto deve essere inserito espressamente, compilando la barra di inserimento che appare in basso. Si procede con il conto «denaro in cassa», il quale, secondo il piano dei conti, appartiene al mastro «disponibilità liquide».
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Per confermare «il rigo», ovvero la riga compilata, occorre selezionare il bottone grafico <✓> che appare sulla destra, vicino alla scritta «aggiungi rigo». Il rigo viene trasmesso nella parte inferiore:
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Il rigo inserito può essere modificato, o annullato, se si seleziona il bottone grafico <X>. In questo caso si procede con l'inserimento del conto «banca x c/c», il quale appartiene al mastro «conti bancari». Questa volta, per comodità, non si inserisce l'importo.
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Non avendo inserito l'importo, si può osservare che viene segnalato uno sbilancio; in particolare, viene suggerito che l'importo del conto «banca x c/c» dovrebbe essere aumentato per completare la scrittura. Si può ottenere automaticamente questa correzione, con il bottone grafico <↑> che appare a fianco del valore mancante (se lo spazio orizzontale è ridotto, il bottone può apparire subito sotto il valore a cui si riferisce).
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Al termine della scrittura si conclude selezionando il bottone grafico <Inserisci!>. Da lì si passa automaticamente all'elenco delle scritture presenti in prima nota; in questo caso si tratta di una sola:
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Si richiede di registrare un acquisto, composto da un solo imponibile di 2 000,00 € e con aliquota normale. La registrazione dell'acquisto richiede l'indicazione dei dati del documento e il riferimento al registro IVA relativo. Questa volta si sfrutta una causale già definita, la quale va poi confermata con il bottone grafico <✓> (ogv http://www.youtube.com/watch?v=XYdFTPwQZFE).
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Dopo la conferma, la causale interviene automaticamente nella richiesta dei dati del documento, per cui appaiono dei campi aggiuntivi, per l'indicazione dei dati del documento e per l'inserimento degli imponibili. Si procede con l'inserimento di questi dati:
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Il rigo dell'imponibile, anche se è unico, va inserito selezionando il bottone <✓>; i dati del documento, invece, non richiedono conferma. Si può osservare che i conti associati alla causale scelta risultano già compilati parzialmente; ciò che manca sicuramente è l'indicazione del fornitore, il quale va scelto cominciando dall'inserimento della parte iniziale del suo nome, oppure con due caratteri di percentuale (%%), se si è sicuri di avere un elenco ridotto di nomi.
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Al termine si conferma con il bottone <Inserisci!>, con il quale si viene mandati nuovamente all'elenco delle scritture esistenti in prima nota.
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La terza scrittura descrive una vendita, la quale può essere inserita in modo analogo a quanto visto in quella precedente, usando la causale «FAI», ovvero «fattura immediata a cliente» (ogv http://www.youtube.com/watch?v=kpTH_SNLLY8). La figura mostra la maschera compilata completamente e pronta per l'inserimento:
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La conclusione è la stessa già vista per le altre scritture.
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Questa scrittura è simile alla seconda, con la differenza che si richiede l'aggiunta di un costo per bolli, il cui imponibile è escluso secondo l'articolo 15. Pertanto gli imponibili sono due: 1 000,00 € con aliquota normale; 14,60 € esclusi. Nella figura si vede il primo imponibile già inserito e il secondo in fase di immissione (ogv http://www.youtube.com/watch?v=FKNz1l0gWLw).
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Rispetto ai conti proposti automaticamente dalla causale «AFA», ovvero «fattura di acquisto», è necessario aggiungere gli oneri fiscali diversi:
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L'aggiunta degli oneri fiscali diversi fa però sbilanciare la scrittura e occorre intervenire per correggere il ricavo delle merci vendute:
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Rimane poi da specificare il fornitore e quindi si può confermare l'inserimento della scrittura.
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Avendo inserito le scritture in prima nota, è possibile stampare il giornale e altri documenti. Per produrre il giornale, si deve accedere alla funzione {Contabilità}, {Libro giornale}, specificando il periodo (in questo caso il mese di gennaio dell'anno scelto). Non va attivata la casella della stampa definitiva, perché se la si attiva, non è più possibile modificare le scritture relative nella prima nota (ogv http://www.youtube.com/watch?v=4q3PdZiBAbg).
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Dopo la conferma, si deve attendere la produzione e visualizzazione di un file PDF, il quale rappresenta il giornale stesso. Da lì si può stampare effettivamente il documento su carta.
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Assieme al giornale di contabilità generale, vanno prodotti anche i registri delle fatture, o registri IVA (ogv http://www.youtube.com/watch?v=Cxn2zZ3jlG8, ogv http://www.youtube.com/watch?v=lNHfnjJx-tk). Dal momento che i dati sono già disponibili nella prima nota, per ottenere i registri delle fatture è sufficiente accedere alla funzione {Contabilità}, {Registri IVA}, specificando il tipo di registro e il periodo. Non va attivata la casella della stampa definitiva, perché se la si attiva, non è più possibile modificare le scritture relative nella prima nota.
Si procede con la stampa relativa alle fatture di acquisto, compilando in modo appropriato la maschera di selezione: si ottiene già un'anteprima dei contenuti del registro scelto.
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Selezionando il bottone <Stampa!> si ottiene il file PDF con il registro da stampare:
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Lo stesso procedimento vale per il registro IVA delle vendite:
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Ecco il registro finale:
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Al termine del lavoro, i file caricati su Google documenti, se sono corretti, vanno condivisi con il docente: ogv http://www.youtube.com/watch?v=b42U-TZrtDs. Nel video si osserva che viene anche corretto un errore nel nome di un file.
